Memang ga ada yang istimewa dengan aktivitas 5 tahunan di kantor SAMSAT, hal yang biasa dilakukan ribuan orang di seluruh Indonesia, bayar Pajak RanMor dan juga perpanjang masa berlaku STNK dan TNKB.
Bagi saya, ini memang pertama kali saya mengurus perpanjangan masa berlaku STNK dan TNKB 5 tahunan, karena sebelumnya punya kendaraan belum sampai 5 tahun dijual terus Alhamdulillah bisa diupgrade, kok sekarang ga diupgrade? lagi menikmati dan mensyukuri indahnya hidup ga pake cicilan mobil 😁, jadi diawet-awet aja, toh mobil masih enak dan kalau dijual juga harganya sudah jauh banget.
Cek Fisik Kendaraan
Karena setiap kali ke kantor SAMSAT, sebelum masa pandemi dan penerapan PSBB, ngantrinya SAMSAT nauzubillah, saya datang tepat pukul 08.00.
Setibanya di kantor SAMSAT, saya diarahkan untuk lebih dulu melakukan cek fisik oleh petugas, cek fisik ini adalah proses otentikasi kendaraan melalui pengecekan nomor rangka dan nomor mesin, petugas akan mencetak pada kertas kedua nomor tersebut dengan cara digesek, makanya pasti suka ditanya “mau gesek pak?”, nanti kita akan dikasih hasil geseknya untuk diproses di kantor, proses ini ga lama, paling cuma sekitar 15-20 menitan.
Setelah saya mendapatkan dokumen hasil gesek, saya diminta ke bagian kantor administrasi Cek Fisik, di sini dokumen hasil gesek tadi akan disahkan oleh petugas berdasarkan KTP, BPKB, dan STNK asli atas nama pemilik, nama pada KTP, BPKB, dan STNK harus sama.
Setelah dari sini, saya diarahkan kembali ke kantor berikutnya, yaitu disebut Kantor Arsip, o ya sebelum ke bagian arsip, ada antrian satu lagi dulu, yaitu FOTOKOPI.
Setelah dari fotokopi, barulah saya diminta mengantri ke bagian Arsip, di sini dikasih map lalu dituliskan Nomor Registrasi Kendaraan di bagian depan, lalu dokumen fotokopi dijilid jadi satu bareng sama STNK dan KTP asli.
Mulai saya merasakan hal yang sagak mengganjal, apakah itu? kenapa ga bisa dibarengin saja di proses cek fisik? ga tahu ya? mungkin alasan karena beda divisi? yang penting saya ga ngantri lama lah…panas…
Pendaftaran
Kok baru pendaftaran? ya memang tadi belum ngapa-ngapain, baru cek fisik dan pemberkasan, sekarang baru pendaftaran untuk proses perpanjangan masa berlaku STNK dan TNKB.
Ada hal yang saya syukuri di tengah masa pandemi ini, dengan adanya pembatasan jumlah pengunjung dan pengaturan jarak, maka pengunjung lebih terkontrol dan bisa diatur, ruang tunggu dibuat di luar dengan diberi jarak, dan petugas mengatur hanya 6 orang yang boleh masuk, setiap kali ada beberapa orang keluar.
Setelah proses pengecekan suhu dan disinfektasi, baru saya disuruh ke bagian pendaftaran, dan diminta langsung ke loket khusus pendaftaran STNK dan TNKB 5 tahunan.
Administrasi STNK dan TNKB
Sesampainya di loket, ternyata saya harus isi formulir lain, maka saya harus bergeser dulu ke loket sebelah untuk minta formulir, dan harus saya isi dulu.
Yang nyebelin adalah, ketika harus ngisi formulir ga tersedia alat tulis di meja, kayaknya sering diambilin sama orang kali ya? keluar lagi deh dulu beli pulpen seharga 2 ribu perak di bapak-bapak yang sepertinya sudah puluhan tahun jualan alat tulis, plastik STNK, dan sebagainya, yang kalau menurut saya, kenapa ga diatur di Primer Koperasi-nya saja, biar rapi gitu… dan si bapak itu tetap boleh jualan di koperasi.
Saatnya isi formulir, ada 2 formulir yang saya isi informasinya semua adalah informasi yang ada di BPKB dan STNK, menurut saya sebenarnya data-data tersebut harusnya sudah tersedia di bagian Regident Ranmor (Registrasi dan Identifikasi Kendaraan Bermotor), karena tiap tahun saya bayar Pajak Ranmor lewat e-Samsat (Aplikasi Sambara), ke SAMSAT hanya tukar SKPD saja, jadi pasti semua terdata dengan jelas di situ – well, just a thought...
- SPPKB (Surat Pendaftaran dan Pendataan Kendaraan Bemotor) dari Bapenda
- SPRKB (Surat Permohonan Registrasi Kendaraan Bermotor) dari Polri
Setelah mengisi formulir kurang lebih 15 menit karena harus open book liat BPKB, bundel dokumen langsung saya serahkan ke loket, setelah itu saya diberi semacam tanda terima untuk tunggu dipanggil di kasir.
Akhirnya nama saya dipanggil, ga lama sih, paling sekitar 10-15 menitan nunggu, pembayaran tunai, sekilas saya lihat ada EDC di bagian kasir “Pembayaran Non-Tunai” tapi saya ga sempat cek apakah menerima pembayaran dengan debet dan kartu kredit.
Dari kasir saya diarahkan ke arah loket pengambilan STNK, sekitar 20 menitan nama saya dipanggil dan STNK 5 tahunan saya sudah selesai,
Tanda Nomor Kendaraan Bermotor (TNKB)
Karena ini proses 5 tahunan maka saya masih harus mengurus TNKB di workshop yang ada di sebelah kantor cek fisik, kalau dulu, semua proses pencetakan TNKB hanya dilakukan di SAMSAT Induk di Jawa Barat, jadi dulu setelah proses pendaftaran STNK, ada masanya seseorang harus nunggu 2 minggu – 1 bulan untuk ambil TNKB, kali ini saya harus akui peningkatan proses dimana TNKB bisa diperoleh di hari yang sama.
Setelah saya memasukkan dokumen untuk proses pencetakan plat TNKB, saya tinggal menunggu saja, dan sekitar 30 menit, plat TNKB sudah selesai, jadi sekitar pukul 11.00 saya sudah menyelesaikan proses perpanjangan masa berlaku STNK dan TNKB.
Satu hal positif yang saya akui adalah, bahan plat TNKB, cat, kualitas cetaknya, jempol deh, untuk ukuran produksi massal, bisa rapi dan cat-nya ga belepotan, platnya tebal, dan cetakan logo dan tulisan “KORLANTAS POLRI” nya rapi, warna hitamnya juga matte, jadi ga perlu dipilox ulang dengan warna matte atau beli stiker angka dan huruf gloss supaya rapi seperti pengalaman terdahulu.
Analisa Waktu Proses
Ngapain sebenernya ya waktu proses dianalisa? 🤣 sorry nih, kalau boleh dibilang orang Indonesia pasti pinter banget kalau ditanya masalah 5S, Kaizen, dan sebagainya buat process improvement, mungkin banyak banget seminar, training, workshop dan kegiatan lainnya, terbukti di proyek jalan tol aja di pagar pembatasnya selalu digembar-gemborkan 5S, di setiap instansi saya selalu melihat tentang efisiensi proses, nah jadi pengen lihat aja sebenarnya kaya apa nih proses STNK dan TNKB 5 tahunan…
Keseluruhan waktu yang diperlukan sekitar lebih kurang 3 jam-an, kok jadi lama ya? kalau ga salah tadi waktu tunggu tiap proses cuma sekitar 10-15 menit kan ya?, yuk kita lihat yang bikin jadi segitu panjang apa ya?
| Proses | Waktu TUnggu (Menit) |
|---|---|
| Cek Fisik | 15 |
| Pemberkasan Cek Fisik (+Antri) | 15 |
| Antri Fotokopi | 10 |
| Pemberkasan Arsip Ranmor (+Antri) | 10 |
| Pendaftaran (+Antri) | 30 |
| Pengisian Formulir | 15 |
| Pembayaran di Kasir (+Antri) | 15 |
| Penyelesaian STNK (+Antri) | 20 |
| Pengambilan TNKB di Workshop | 30 |
| TOTAL WAKTU | 160 menit |
Pendaftaran mungkin memang terkendala dengan adanya PSBB ya, tapi saya sudah pernah kok antri di masa sebelum PSBB, bisa lebih parah waktu tunggu-nya, karena orang ga bisa diatur, semua merangsek ke arah loket pendaftaran ga ketahuan yang mana yang datang duluan.
Selain itu, memang jumlah orang yang datang ke kantor SAMSAT ini lebih sedikit, mungkin karena banyak yang mikir tentang PSBB juga, kalau di luar masa PSBB, orang bisa lebih membludak setiap harinya ke SAMSAT untuk segala macam urusan
Simplifikasi Proses
Di luar proses administrasi 5 tahunan dan proses yang ga rutin, misalnya RuBenTiNa (Rubah Bentuk Ganti Warna), Mutasi, Ganti Pemilik, yaitu proses pembayaran pajak tahunan, bisa disimplifikasi dengan memanfaatkan e-Samsat dan T Samsat
Penggunaan e-Samsat ini bisa dilakukan melalui aplikasi Sambara, atau melalui SMS ke nomor 08112119211, saya sudah mencoba keduanya
Untuk penggunaan SMS, cukup ketik ESAMSAT [SPASI] No. Rangka [SPASI] NIK, dan dikirim ke nomor di atas, nanti akan dapat balasan sbb, yang merupakan kode pembayaran
Untuk penggunaan Sambara, pilih menu “Info PKB & Kode Bayar” masukkan nomor kendaraan dan lanjutkan dengan daftar Online, nanti akan diminta NIK dan No. Rangka.
Baik SMS maupun Sambara, kita akan mendapatkan kode bayar, kita bisa melakukan pembayaran via ATM, jadi bisa menghindari proses antrian untuk pembayaran pajak tahunan, tapi bukti bayar tetap harus ditukar dengan SKPD cetak dari Bapenda, walaupun di aplikasi kita juga bisa download e-SKPD.
Kalau sudah membayar via e-Samsat, pengalaman saya menukar SKPD di SAMSAT Induk tidak sampai 30 menit saya sudah meninggalkan tempat parkir, karena kita bisa memintas proses pendaftaran dan pembayaran, tinggal serahkan STNK, KTP, dan bukti bayar, ga lama setelah itu, kita sudah mendapatkan SKPD asli. Selain di SAMSAT Induk, kalau hanya menukar SKPD asli bisa dilakukan di SAMSAT Point yang ditunjuk, kalau di Bogor biasanya di Bogor Trade Mall atau melalui Kantor MPP (Mal Pelayanan Publik).
Selain dengan proses e-Samsat ada proses T-Samsat, tapi saya belum pernah coba, yaitu tabungan Samsat, dengan membuka rekening di BJB (karena saya di Jawa Barat), kita bisa mencicil dengan menabung pajak kendaraan setiap bulannya, karena kadang memang lumayan berat setiap tahun di bulan tertentu kita harus keluarkan 2-4 juta untuk pajak kendaraan roda 4, sementara nilai kendaraan sendiri terus turun tiap tahunnya.
Menurut teman saya yang sudah pakai T-Samsat ini sangat membantu, karena menghindari resiko terlambat bayar yang mengakibatkan denda, kalau untuk proses tahunan sudah ada simplifikasi, malu donk ya yang punya motor pajak IDR 200-500 ribu setahun kok masih suka alasan ga mau bayar pajak…
Penutup
Sistem administrasi Ranmor menurut saya sudah cukup bagus, artinya baik saya mengurus pembayaran pajak tahunan dan 5 tahunan, semua bisa dilakukan dengan lancar tanpa ada intervensi calo yang selalu diceritakan, jadi prosesnya sudah jauh lebih baik.
Namun ada satu hal yang agak mengganjal buat saya, di satu sudut saya menemukan seperti di bawah ini, tumpukan dokumen teronggok, entah memang karena itu dokumen obsolete yang kendaraanya mungkin sudah dianggap tidak ada, tapi bagi saya yang diajarkan bertahun-tahun di dunia korporasi mengenai manajemen pengarsipan, dokumen yang sudah tidak dipakai pun harusnya tidak dibiarkan seperti ini, ada proses pemusnahan dokumen yang lebih tepat.
Tahun 2020, sistem document cloud sudah bukan hal aneh di mana-mana, apalagi kendaraan sudah bisa dikenali di aplikasi smartphone, membuat saya bertanya-tanya kenapa harus dilakukan pengulangan informasi pada hardcopy, seperti pengisian beberapa formulir dengan informasi yang sama?
Dari sisi simplifikasi, saya kepikir semua proses jalan sana-sini, fotokopi, isi formulir, kalau bisa disederhanakan dengan mengandalkan data yang sudah ada di database, eSamsat untuk pembayaran pajak dan administrasi 5 tahunan,mungkin pemilik kendaraan tinggal datang, cek fisik, disesuaikan dengan catatan, dan langsung cetak STNK, SKPD, dan TNKB, maka proses yang benar-benar essensial hanya sekitar 1 jam (cek fisik, registrasi, tunggu STNK dan TNKB).
Saya hanya berpendapat berdasarkan pengalaman sebagai Karyawan Swasta yang selalu diminta efisiensi, dan beberapa proses yang saya alami sepertinya agak berbeda persepsi dengan pengalaman saya, jadi semoga pendapat saya ini bagi institusi tertentu yang membaca, bisa disikapi sebagai suatu input positif, karena tentu institusi tersebut lah yang lebih paham alasan kenapa masih ada proses-proses yang menurut saya bisa disederhanakan tersebut.
AMYJoedoamidjojo 